В цифровую эпоху электронными подписями (ЭП) пользуются не только руководители, визирующие договоры от имени организаций, но и рядовые сотрудники государственных и частных компаний, а также самозанятые. Подобные инструменты позволяют дистанционно заверять документы, сокращая время на согласование и минимизируя бумажную работу. При этом ЭП обеспечивает защиту от фальсификации благодаря криптографическим алгоритмам, а по предварительному соглашению сторон еще и обладает юридической силой (в случае УКЭП — дополнительное условие не требуется).
Преимущества электронной подписи:
- Упрощение взаимодействия с электронным документооборотом и государственными порталами (ЕИС, «Госуслуги» и др.).
- Ускорение бизнес-процессов: подписанные цифровые копии договоров, актов и отчетов могут за секунды оказаться у контрагентов в любой точке мира.
Таким образом, использование электронной подписи позволяет экономить ресурсы, а также повышает прозрачность документооборота, действуя в рамках правового поля.
Разновидности ЭП
Согласно закону № 63-ФЗ, в России можно пользоваться электронной подписью одного из трех типов:
- Простая ЭП. Базовый вариант, который используется для подписания документа пользователем. К подобным электронным подписям относят коды из SMS, а также идентификаторы логин/пароль на сайтах. С 2025 года простая ЭП больше не может использоваться для согласия на обработку персональных данных — для этого потребуются усиленные варианты.
- Неквалифицированная электронная подпись.
Обеспечивает повышенную защиту за счет средств криптографии. НЭП подходит для внутреннего документооборота и работы с некоторыми коммерческими площадками (при условии согласия обеих сторон). Однако для взаимодействия с госорганами или участия в тендерах она не предназначена. - Квалифицированная электронная подпись. Считается наиболее надежным способом подтверждения подлинности цифрового документа. КЭП полностью соответствует требованиям ФСБ и применяется для сдачи отчетности в ФНС, ПФР и Росстат, а также
при участии в госзакупках (по 44-ФЗ или 223-ФЗ) и подписании электронных трудовых договоров.
С 1 сентября 2024 года сотрудники организаций и представители ИП обязаны использовать квалифицированную электронную подпись физлица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) при подписании документов от имени компании. Ранее допускалось применение сертификатов юрлица с бумажной доверенностью.
Как получить электронную подпись
Процесс получения ЭП можно разделить на условные этапы. Для начала следует определиться, кому именно требуется получить электронную подпись (от этого будет зависеть выбор организации для подачи заявления). Затем необходимо подготовить документы: паспорт, СНИЛС и ИНН заявителя (физлица). После этого остается либо выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, либо обратиться в ФНС РФ или к его доверенному лицу для записи на получение электронной подписи. При этом не стоит забывать, что с февраля 2024 года сертификаты КЭП можно оформить удаленно через Единую биометрическую систему без визита в офис.