Цифровой документооборот стал частью современной жизни. Главным инструментом, обеспечивающим юридическую значимость таких документов, стала электронная подпись (ЭП). Многие полагают, что она едина для всех, но это не так. Существуют фундаментальные различия между ЭП для физического лица и корпоративной подписью.
Что такое электронная подпись и как ее получить
ЭП — это цифровые данные, которые позволяют идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ. Она обладает такой же юридической силой, как и собственноручная подпись на бумаге, но при соблюдении определенных условий.
ЭП делится на три вида:
- Простая (ПЭП). Подтверждает факт подписания лицом. Ее сила определяется соглашением между сторонами.
- Усиленная неквалифицированная (НЭП). Не только идентифицирует подписанта, но и позволяет обнаружить изменения в документе после подписания. Требует договоренностей о применении.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП). Самый надежный вид. Создается с помощью сертифицированных криптографических средств и имеет юридическую силу без допсоглашений.
Основой УКЭП является закрытый ключ — уникальный набор символов, хранящийся на защищенном носителе (токене). Для проверки подлинности подписи используется открытый ключ, содержащийся в сертификате. Он выдается аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и подтверждает принадлежность ключей конкретному лицу или организации.
Получить квалифицированную электронную подпись можно только в аккредитованных организациях. Списки таких УЦ опубликованы на сайтах Минцифры России и ФНС.
Разница между личной и корпоративной ЭП
Главное различие кроется не в технологии подписи, а в зашифрованной информации. Сертификат физического лица содержит минимальный набор данных: фамилию, имя, отчество (при наличии), СНИЛС и ИНН. Этого достаточно для идентификации человека в системе государственных услуг, для подписания личных заявлений или обращений.
Сертификат руководителя юридического лица — гораздо более сложный документ. Помимо личных данных владельца, он включает реквизиты компании. Такой состав информации позволяет однозначно установить, что документ подписан не просто гражданином, а руководителем конкретной организации, действующим от ее имени и в ее интересах.
Сфера применения
ЭП физического лица открывает доступ к порталу госуслуг и получению их в электронном виде. Она используется для подачи заявлений и обращений в различные инстанции, а также для удаленного взаимодействия с работодателем или учебным заведением. Кроме того, с ее помощью можно подписывать личные документы, придавая им юридическую значимость.
Корпоративная электронная подпись применяется в бизнес-процессах и официальных документах. Ее назначение — сдача отчетности в контролирующие органы. Подпись необходима для участия компании в государственных и коммерческих закупках, а также для подписания юридически значимых договоров. Без нее невозможна регистрация онлайн-касс и работа в системе электронного документооборота.
Таким образом, выбор типа ЭП определяется конкретными задачами. Физическому лицу для личных нужд достаточно сертификата с персональными данными. Для ведения бизнеса и представления интересов компании необходима корпоративная подпись, которая не только идентифицирует руководителя, но и подтверждает его полномочия.